الرئيسية > السؤال
السؤال
ما الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذى؟
ارجو الاجابة العلمية وان يكون مفصلاً ببنود (1-2-3.... هكذا)
9‏/11‏/2009 تم النشر بواسطة haytham2200.
الإجابات
1 من 6
هذا السكرتير

- تنظيم العمل بالمكتب
2- تحديد اوقات المقابلات مع المدير وفقا لجدول الاعمال
3- تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل الادارة
4- استقبال جميع الرسائل والفاكسات والمكالمات وعرضها على المدير فى الاوقات المناسبة
5- حضور الاجتماعات لعرض جدول الاعمال وتدوين الملاحظات والنتائج
6- متابعة تنفيذ القرارات الادارية عن طريق التواصل مع كل الاقسام الاخرى
7- رفع التقارير الدورية عن الحالة العامة للعمل والعاملين
8- الحرص على متابعة العاملين الجدد للوقوف على مدى فاعليتهم وتفاعلهم مع العمل
9- عرض المقترحات المقدمة من قبل موظفى الشركة الى المدير وكذلك الشكاوى

السكرتير التنفيذي

تحضير المراسلات والتقارير.
تحضير مواد العروض التقديمية.
تأمين الترتيبات اللازمة لرحلات المدير العام.
تأمين النزل والسكن والزيارات لزوار الشركة الخارجيين.
متابعة أجندة Calendar المدير العام.
إعداد تقرير المصاريف للمدير العام، والقيام بأمور إغلاق سلفة المصاريف.
تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها.
استقبال الزوار والعملاء.
أداء المهام المكتبية العامة، من نسخ وتصوير وفاكس وبريد وأرشفة ملفات.
إعداد نظامك أرشفة ورقي والكتروني.
التعاقد مع شركات الشحن الدولي كالـ DHL والـ Fedex.
الحصول على عروض أسعار لأثاث المكتب واحتياجاته
9‏/11‏/2009 تم النشر بواسطة خادم القران.
2 من 6
تعريف السكرتير :

هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل

معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر ...

التعرف على أنواع السكرتارية وأعمال كل نوع ...


أنواع السكرتارية :

خاصة

متخصصة

عامة

أولاً : السكرتير الخاص :

هو موظف يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة نظراً

لثقة رئيسه به ولكفاءته في العمل …

وتتلخص أعماله فيما يلي :

1-استقبال الزوار وفق جدول محدد ..

2-الرد على المكالمات الهاتفية ، وتسهيل مكالمات الرئيس مع الآخرين ..

3-تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة ..

4-حفظ الوثائق الخاصة بالرئيس في ملفات محددة ..

5-القيام بالأعمال الكتابية الخاصة بالرئيس ..

6-مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر ..

7-مساعدة الرئيس في عقد الاجتماعات والحفلات ..

ثانياً : السكرتارية المتخصصة :

السكرتير المتخصص هو الذي يقوم بعمل معين من أعمال السكرتارية

ويتفرع إلى فروع عدة وهي :

* مدير المكتب

* القانوني

* الصحفي

* الطبي

* الفني

* التعليمي

* الإحصائي

أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام :

• دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم تقرير فني موجز ..

• ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية لتقديم المعلومات اللازمة له ..

• الاطلاع على ما يستجد في مجاله تخصصه من الأبحاث والتقارير العلمية وتقديمها للرئيس..

• حفظ وترتيب وتصنيف الوثائق والأوراق الفنية في ملفات خاصة ليسهل الوصول إليها ..

أ) مدير المكتب :

تتلخص أعماله :

• تلقي التعليمات من الرئيس وتنفيذها ...

• البحث في الرسائل الواردة وعرض المهم منها على الرئيس ..

• التمتع بحق التوقيع على الرسائل الصادرة عن مكتب الرئيس إلا الذي يصدر

بموجبها أمر من الرئيس بوجوب الاطلاع عليها ...

• حضور الاجتماعات مع الرئيس ...

• حضور المؤتمرات الصحفية ...

• مرافقة الرئيس في زيارته ورحلات عمله اذا طلب منه ذلك ...

ب ) السكرتير القانوني :

تتلخص أعماله :

• فحص القضايا المرفوعة ضد المؤسسة من الأفراد أو المؤسسات ..

• صياغة القرارات الادارية من الناحية القانونية قبل اصدارها ...

• الرد على الشكاوي والتظلمات الواردة من الأفراد والمؤسسات الأخرى ...

• حضور الجلسات مع الرئيس للاستعانة به من الناحية القانونية ...

• دراسة حالات النقل والترقية والعلاوات ...

ج ) السكرتير الصحفي :

تتلخص أعماله :

• الاطلاع على جميع الصحف واقتطاع الجزء الخاص بالمؤسسة وإلصاقه على ورق خُصص

لهذا الغرض ، وإرساله إلى الجهة المختصة للرد عليه وبعد تلقي الرد يعرضه على الرئيس

ثم يرسله إلى الصحف للنشر ...

• يزود الرئيس بجميع الاشياء المحلية والعالمية التي لها علاقة بمنشأته ...

• يحضر المؤتمرات الصحفية التي يعقدها الرئيس وهو الذي يوجه الدعوة لرجال الصحافة ..

د) السكرتير الطبي :

تتلخص أعماله :

• استقبال المريض وأفراد عائلته.

• حفظ سجلات المريض.

• معالجة البريد الوارد والصادر .

• استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها .

• كتابة الرسائل والتقارير والبحوث على الآلة الكاتبة .

• تزويد العيادة او المستشفى بالمستلزمات الضرورية .

ه) السكرتارية التعليمية : وتتلخص أعماله :

• استقبال الأشخاص المترددين على القسم ..

• استقبال المكالمات الهاتفية ..

• اعداد بعض حفلات الشاي ..

• حفظ الأوراق والمستندات ..

• مساعدة أعضاء هيئة التدريس ..


و) السكرتارية الفنية :
وتتلخص اعماله :

• يقوم بالدراسات والأبحاث التي تتطلب من الرئيس .

• تقديم البيانات والمعلومات المتعلقة بطبيعة تخصصه أثناء الاجتماعات التي يعقدها الرئيس .

• يعرض على الرئيس أحدث المعلومات والتقارير والأبحاث مع التعليق عليها ..

ز) السكرتارية الإحصائية :

وهو الذي يقوم بجمع البيانات الإحصائية من مصادرها المحلية والأجنبية ويكون على اتصال

وثيق مع هذه المصادر ويحتفظ بهذه البيانات بشكل منسق ومنظم للرجوع إليها عند الحاجة ...
__________________
9‏/11‏/2009 تم النشر بواسطة ابوعلاءfh (ابو علاء).
3 من 6
مسئولياتُ السكرتاريةِ

زادتْ مسئولياتُ «السكرتاريةِ» وتشعبتْ تقسيماتُهَا التنظيميةُ في سبيلِ تحقيقِ عملياتِ الاتصالِ والربطِ بين أجزاءِ المشروعِ بعضه البعض، وبينَهُ وبينَ جمهورِهِ الخارجي لتكون قنواتُ الاتصالِ سريعةً وفعّالةً، ويسهلُ إعدادُ وتقديمُ البياناتِ اللازمة، وعرضُها وفقًا للأساليبِ العلميةِ والفنيةِ في أقلّ وقتٍ ممكنٍ؛ مما يساعدُ الإدارةَ على اتخاذِ القراراتِ الرشيدةِ في الوقتِ المناسبِ.


السكرتير
التخصصُ

منَ الضروري للسكرتيرِ الطموحِ أن يحسّنَ من مستواهُ التعليميِّ والثقافِيِّ بالحصولِ على المؤهلاتِ العاليةِ حتى تتهيأَ له الصلاحياتُ للإفادةِ من أيةِ برامجَ تدريبيةٍ متفوقةٍ ومتقدمةٍ فيما بعدُ، ومنَ الأفضلِ أن يجيدَ المقبلُ على العملِ في مجالِ السكرتاريةِ إحدى اللغاتِ الأجنبيةِ الحيةِ على الأقلِّ بجانبِ اللغةِ العربيةِ.

الثقافةُ القانونيةُ للسكرتيرِ

في مجالِ السكرتاريةِ المتخصصةِ، من المفيدِ للسكرتيرِ أن ينمي ثقافتَهُ القانونيةَ عند العملِ في المجالاتِ القانونيَّةِ، وعلومِ الطبِّ والصّحّةِ في المجالاتِ الطبيَّةِ... إلخ. وذلكَ إلى جانبِ الثقافةِ المحاسبيةِ والإداريةِ؛ حتى يصبحَ لديه الألفة بنظامِ التأمينِ والمحاسبةِ في المنشأةِ، وعليه أن يتفهمَ الاصطلاحاتِ الفنيةَ والعلميةَ في مجالاتِ السكرتاريةِ العلميةِ والهندسيةِ. وفي مجالِ التربيةِ والتعليمِ يجدرُ بالسكرتيرِ أن يكونَ مزيجًا منَ المعلّمِ والإدارِيِّ والسكرتيرِ وخبيرِ العَلاقاتِ العامّةِ.


علومُ الإدارةِ والاقتصادِ وأهميتُهُمَا للسكرتيرِ

يعتبرُ الإلمامُ بعلومِ الإدارةِ والاقتصادِ والمحاسبةِ في المؤسساتِ الماليةِ والمحاسبيةِ من ألزمِ الأمورِ. وجديرٌ بالذكرِ أن العملَ في أيٍّ من مجالاتِ السكرتاريةِ المشارِ إليها يستلزمُ ركيزةً طيبةً من المعرفةِ بالعلاقاتِ الإنسانيةِ، إذ لا غنى عنها سواء بالنسبةِ للسكرتيرِ القانوني الذي يفرضُ عليه واجبُهُ التعرفَ على متاعبِ العملاءِ والمشاركةِ الوجدانيةِ لهم في السراءِ والضراءِ، وبالمثلِ مَعَ السكرتيرِ الطبيِّ، إذ أنه من الطبيعي أن يكونَ إنسانًا لينَ الجانبِ، رحيمًا وليس فظًّا غليظَ القلبِ.


تنوعُ اهتماماتِ السكرتاريةِ

ويجدرُ بالسكرتيرِ الهندسِيِّ أن يفكرَ تفكيرًا علميًّا أو هندسيًّا وينظرَ إلى الأمورِ والمشكلاتِ بعينٍ خبيرةٍ وبصيرةٍ تكشفُ عنِ التخصصِ وسعةِ الإدراكِ. أما السكرتيرُ التربويُّ التعليميُّ، فإن نجاحَهُ يقترنُ باهتماماتِهِ بالأطفالِ، ودرايتِهِ باهتماماتِ المعلمينَ. والسكرتيرُ الماليُّ أو المحاسبيُّ، فيجبُ أن يكونَ لديهِ القدرة على استيعابِ نظمِ المحاسبةِ والأساليبِ الرياضيةِ والإحصائيةِ حتى يجدَ لذةً في عملِهِ، وينعمَ بتقديرِ وإعجابِ رؤسائِهِ.

مهامٌّ مكتبيةٌ هامّةٌ للسكرتيرِ :



تلقَ ما يُملَى عليكَ كتابةً

يجبُ أنْ يكونَ السكرتيرُ على أهبةِ الاستعدادِ دائمًا للاستجابةِ الفوريةِ عندما يُستدعَى لمكتبِ رئيسِهِ، وتكونُ معَهُ الأدواتُ المكتبيةُ اللازمةُ لتعينَهُ على تلقي ما يُملى عليهِ بسرعةٍ، وجديرٌ بالذكرِ أنَّ تلقي الإملاءاتِ ليس بالأمرِ السهلِ، فهو ليس سوى وسيلة إلى غايةٍ تتمثلُ في إعدادِ محرراتٍ دقيقةٍ يمكنُ الاطمئنانُ إلى تصديرِها بالبريدِ، على أن يكونَ معلومًا أن أيَّ خطأٍ - سواء من إملاءِ الرئيسِ أو من غيرِ ذلك - يصبحُ خطأَ السكرتيرِ شخصيًّا. كما أن المراسلاتِ، والمذكراتِ، والتقاريرَ التي تصدرُ بالبريدِ أو أيةِ وسيلةٍ أخرى، تعبّرُ عنِ المنظمةِ، ويفرضُ ذلك على السكرتيرِ أن يعنَى بكتابتِها على الآلةِ الكاتبةِ أوِ الحاسبِ الآلِيِّ بشكلٍ جذابٍ خالٍ من الأخطاءِ اللغويةِ والفنيةِ. ويؤكدُ ذلك أهميةَ إجادة اللغاتِ، فضلاً عنِ المهارةِ في التعاملِ مع الأدواتِ الحديثةِ للإملاءِ والمهارةِ في استخدامِها.


إعدادُ وتهيئةُ الرسائلِ للتصديرِ بالبريدِ

إنَّ الانطباعَ الأوّلَ عنِ المراسلاتِ يظلُّ عادةً ماثلاً في الأذهانِ لأمدٍ طويلٍ، بل وحتى قبلَ الشروعِ في القراءةِ، وتجدرُ الإشارةُ إلى أن المراسلاتِ التي تنسقُ جيدًا وتكتبُ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيِّ وفقًا للأصولِ الفنيةِ، أو بخطِّ اليدِ الحسنِ تخلقُ انطباعًا طيبًا وتهيئُ دافعًا قويًّا ومشجعًا لقراءتِهَا بعنايةٍ واهتمامٍ. أما الرسائلُ السيئةُ، فإن شكلَها القبيحَ يخلقُ انطباعًا ليس في صالحِ المنظمةِ، ويسيءُ إلى سمعتِها بغيرِ موجبٍ. على أنه منَ الممكنِ إعدادُ وتنسيقُ المراسلاتِ بصورةٍ لائقةٍ، وتحقيقُ ملاءمتِها لطبيعةِ العملِ ومكانةِ الرئيسِ أو المديرِ من حيثُ نوعيةِ الورقِ، وتصميمِ الرسالةِ، وعرضِ مادتِها بلغةٍ مفهومةٍ وتبويبٍ جذابٍ، بالخبرةِ وتنميةِ المهارةِ المطلوبةِ.


إنشاءُ وتحريرُ الرسالةِ

إنَّ المقدرةَ الإنشائيةَ التي تتيحُ للأمينِ أن يردَّ على الرسائلِ دونَ الحاجةِ لإملاءٍ من قِبلِ الرئيسِ أو المديرِ سواء كانتِ المراسلاتُ روتينيةً أو هامةً، تجعلُ الأمينَ يحظى بثقةِ الرئيسِ أو المديرِ.


تدوينُ الأوراقِ الخاصّةِ بالعملِ

يجبُ كتابةُ الأوراقِ الخاصّةِ بالعملِ والبحثُ عن المادةِ اللازمةِ للكتابةِ، حيثُ يقومُ السكرتيرُ بالكتابةِ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيّ من واقعِ مسوداتٍ كاملةٍ، وفي بعضِ الأحيانِ يكونُ عليه أن يبحثَ عنِ المادةِ التي تكتبُ من خلال الملفاتِ المختلفةِ والمجلاتِ، والرجوعَ إلى الكتبِ في المكتبةِ؛ ولذلكَ فإنه يجبُ على السكرتيرِ أن يجعلَ من الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِي أداةً في إعدادِ المادةِ التي توزعُ في جميعِ أنحاءِ المكاتبِ المختلفةِ فضلاً عنِ الجمهورِ.


التعاملُ مَعَ الآخرِين :


استخدامُ الهاتفِ

لما كان استخدامُ الهاتفِ في الوقتِ الحاضرِ يجري بصورةٍ كثيفةٍ فِي جميعِ الهيئاتِ والمؤسساتِ، ولما كانَ السكرتيرُ هو المسئولُ عنِ الردِّ على الهاتفِ وتزويدِ الأشخاصِ بالمعلوماتِ التي هُم في حاجةٍ إليها أو تحويلِ المكالماتِ إلى الرئيسِ أو المديرِ؛ لذلكَ على السكرتيرِ أن يعرفَ بخبرتِهِ كيفَ يتخيرَ المكالماتِ الهامة التي ينبغِي أن يحولها إلى رئيسِهِ، ولا يتأتى ذلك إلا بحكمِ الخبرةِ والتجربةِ والمرانِ، ويكفِي أن يعلمَ السكرتيرُ أنَّ ما يوازي 10% من وقتِهِ على الأقلِّ يمضيهِ في معالجةِ الموضوعاتِ الهاتفيةِ، وبالتالي عليه أنْ يدركَ أهميةَ الذوقِ واللياقةِ في الحديثِ الهاتفي، والدقةِ في طلبِ المكالماتِ.


مقابلةُ الزّائرينَ

منَ الضرورِيّ أن يحافظَ السكرتيرَ على ابتسامتِهِ، وسلوكِهِ المهذبِ، ومشاعرِ المودّةِ والتعاطفِ مع أيِّ زائرٍ؛ وذلك إحساسًا منه بأنَّ أيَّ زائرٍ قد يكونُ على أهميةٍ عاليةٍ بالنسبةِ للمنظمةِ، وتعبيرًا عن ذلك فإنَّ السكرتيرَ عليهِ أن ينحي العملَ الذي في يدِهِ جانبًا هامًّا حتى إن كان ملحًا وعاجلاً ويُقبلَ على الزائرِ باهتمامٍ ظاهرٍ وبالحفاوةِ والترحيبِ، وعليهِ أن يعرفَ جيدًا أنه في ذلكَ يمثلُ المنظمةَ أمامَ كُلِّ مَن يفدون على المكتبِ.


كيفيةُ استقبالِ الزّائرينَ

قد يكونُ استقبالُ الزائرينَ هو أكثر أعمالِ السكرتاريةِ إلحاحًا وأهميةً؛ لذلك ينبغي على السكرتيرِ أن يستقبلَ الزائرينَ من جميعِ الفئاتِ والنوعياتِ بلطفٍ واهتمامٍ، وسعي للحصولِ منهم على المعلوماتِ دونَ أن يضايقَهُم، وأن تتوافرَ لديهِ القدرة على سرعةِ تقديرِ الموقفِ، ومَا إذا كانَ عليه السماح لهم بمقابلةِ المديرِ أم لا، وإذَا قرّرَ أنه منَ المناسبِ تحويلُ هذا الزائر إلى أيٍّ من المسئولينَ الآخرينَ غير المديرِ فيجبُ أن يُعاملَ هذا الزائرُ بلطفٍ حفاظًا على سمعةِ المنظمةِ وكسبًا لثقةِ الزائرِ.


الإلمامُ بالأساليبِ الفنيَّةِ

إنَّ الزائرينَ الذينَ لديهم مواعيد مسبقة يجبُ أن يكونوا موضعَ ترحابٍ واهتمامٍ، ويجبُ العملُ على راحتِهِم عندما تحتمُ الظروفُ أن ينتظروا بعضَ الوقتِ لأيِّ سببٍ منَ الأسبابِ حتى تحينَ المقابلةُ، ومن أكثر واجباتِ الأمينِ أهميةً أن يلمَّ بالأساليبِ الفنيَّةِ وفقًا لقواعدِ اللياقةِ فيما يتعلقُ بالتعاملِ مع الزائرينَ، بل إن إتقانَها من مقوماتِ نجاحِهِ في عملِهِ، وجدارتِهِ بمستقبلٍ واعدٍ في مجالِ عملِهِ.

التعاملُ مَعَ الملفاتِ والسجّلاتِ:


الحفظُ والبحثُ فِي المحفوظاتِ

إنَّ الهدفَ منَ المحفوظاتِ أو أوراقِ العملِ والسجلاتِ هو تأمينُ العثورِ عليها بسهولةٍ وفي الوقتِ المناسبِ، ومنَ المعتادِ أن يطلبَ الرؤساءُ الأوراقَ والسجلاتِ فورًا مراتٍ عديدة يوميًّا؛ لذلك يجبُ أن يكونَ الأمينُ قادرًا على تحديدِ مكانِ تلك الأوراقِ المطلوبةِ وتقديمِها لهم دونَ تأخيرٍ. وحتى يقومُ الأمينُ بهذه المهمةِ بكفاءةٍ واقتدارٍ، منَ الضروريّ أن يلمَّ بإدارةِ السجلاتِ، وقواعدِ المحفوظاتِ (من نظمِ الحفظِ - وكيفيةِ معالجةِ الأنواعِ المختلفةِ منَ السجلاتِ على أفضل وجهٍ)، ويتوقعُ منه أيضًا أنَّ يعرفَ كيفَ يقتفِي آثارَ السجلاتِ التي تخرجُ منَ المحفوظاتِ، وتحديدِ مكانِها، والمدَى الزمنيّ لبقاءِ الأوراقِ والسجلاتِ في الحفظِ النشطِ، ومتى ترحلُ للأرشيفِ، أو التخلص منها لعدمِ الحاجةِ إليها.


النسخُ والتصويرُ

من المعتادِ في العملِ المكتبيِّ تحريرُ المستندِ من أكثر من صورةٍ، وتستخرجُ الصورُ الإضافيةُ بالكربونِ أو آلاتِ النسخِ المستخدمةِ، وعادةً ما يُختارُ من معداتِ النسخِ ما يناسبُ عددَ الصورِ اللازمةِ، ويتمُّ تصويرُ النماذجِ والرسومِ والمستنداتِ الهامّةِ باستخدامِ آلاتِ التصويرِ، والسكرتيرُ الكفؤ المؤهلُ لعملِهِ جيدًا ينبغي أن يكونَ قادرًا على استخدامِ آلاتِ التصويرِ والنسخِ بكلِّ إمكاناتِها؛ حتى يستطيعَ أن يلبي احتياجاتِ العمل بكفاءةٍ وفاعليةٍ.


تشغيلُ البياناتِ

منَ المفيدِ أن يلمَّ الأمينُ بالنظمِ الحديثةِ لتشغيلِ البياناتِ؛ وذلك للتوسعِ المتزايدِ في استخدامِ النظمِ الآليةِ لتشغيلِ البياناتِ في إنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ؛ وبذلك يستطيعُ التعاونُ مع الأخصائيينَ في تشغيلِ البياناتِ على أساسٍ منَ المعرفةِ والإدراكش.


حفظُ السجلاتِ الماليةِ

يقومُ السكرتيرُ عادةً بمزاولةِ بعضِ المهامِّ الماليةِ والمحاسبيةِ، إذ يكونُ في عهدتِهِ صندوقُ المصروفاتِ النثريةِ لمواجهةِ الإنفاقِ العاجلِ والبسيطِ، كما يكونُ عليه متابعة السجلاتِ الماليةِ الشخصيةِ للمديرِ مثل دفتر الشيكاتِ، وحساباته لدى البنوكِ. ويقومُ السكرتيرُ بالمعاونةِ في تجميعِ وإعدادِ البياناتِ والمستنداتِ التي يستندُ إليها في ملءِ الإقرارِ الضريبـيِّ للدخلِ.

التخطيطُ اليومِيُّ :


تخطيطُ العملِ اليوميِّ

إنَّ هذه المهمةَ هي أكثرُ المهامِّ التي تحظَى باهتمامِ السكرتيرِ باعتبارِها لبّ عملِ السكرتاريةِ، ويكون هذا التخطيطُ يوميًّا أو أسبوعيًّا أو شهريًّا على الأكثرِ. ويستلزمُ هذا التخطيطُ التشاورَ مع المديرِ لتقريرِ الحاجاتِ اللازمةِ، والأشياءِ التي تُؤدَّى أولاً حسبَ أهميتِهَا، والوقتِ الذي تؤدَّى فيه طبقًا لأولوياتٍ معينةٍ، والمعلوماتِ التي تلزمُ لإعدادِ تقاريرِ التقدُّمِ في العملِ والمتابعةِ، والوقتِ الذي يجبُ أنْ تتاحَ فيه تقاريرُ معينةٌ لمن يهمهمُ الأمر.


استخدامُ المفكرةِ


من المفيدِ استخدامُ مفكرةٍ للمكتبِ وأُخرى خاصة بمكتبِ المديرِ، وملفٍّ تاريخيٍّ، وغيرها منَ الوسائلِ التي تخدمُ في تيسيرِ جدولةِ العملِ وإلقاءِ الضوءِ على المواد الهامّةِ الجديرةِ بالانتباهِ. وقد أحسُّ الرؤساءُ بأهميةِ التخطيطِ الجيدِ للعملِ، حتّى إن أحدَهُم كتبَ للسكرتيرِ المنوطِ به مكتبه «عجبتُ كيفَ صارتِ الحياةُ المكتبيةُ تبعثُ على السرورِ والبهجةِ، ولماذا أغادرُ المكتبَ بإحساسٍ عميقٍ أنَّ اليومَ كان طيبًا للغايةِ، حتى أدركتُ السببَ الحقيقيَّ في ذلك؟! إنَّهُ أنت».


ترتيباتُ السفرِ


يعهدُ إلى السكرتيرِ عادةً بعملِ ترتيباتِ السفرِ عندما يعتزمُ المديرُ القيامَ برحلةِ عملٍ، وتفيدُ معرفةُ السكرتيرِ بوسائلِ النقلِ ومدَى توافرِ الراحةِ والدقةِ والانتظامِ وكفاءةِ الخدماتِ بها في إعدادِ تلك الترتيباتِ. وفي مثلِ هذه المواقفِ على السكرتيرِ أن يتعرفَ على أفضلياتِ المديرِ بالنسبةِ لوسائلِ النقلِ في السفرِ، وأشكالِ الراحةِ التي ينشدها في سفرِهِ، والفنادقِ التي يرغبُ في النزولِ بها في البلادِ التي سوفَ يتوقفُ بها.


التدريبُ والمرانُ

على السكرتيرِ أن يدركَ أهميةَ التدريبِ والمرانِ في الارتقاءِ بمقدرتِهِ في أعمالِ السكرتاريةِ حتى يظفرَ بالمنصبِ اللائقِ الذي يهدفُ إليه ويسعَى من أجلِهِ.
والخطوةُ الأولى: في هذا المرانِ هي تنميةُ المهاراتِ الأساسيةِ للسكرتيرِ (بأن يتقنَ استخدامَ الحاسبِ الآلي، وأساسياتِ اللغةِ العربيةِ وإحدَى اللغاتِ الأجنبيةِ على الأقلِّ).
والخطوةُ الثانيةُ: تنميةُ معارفِهِ وثقافتِهِ حتى يستطيعَ أن يقومَ بواجباتِهِ.
والخطوةُ الثالثةُ: تتمثلُ في تنميةِ شخصيتِهِ في مجالاتِ عملِ السكرتاريةِ حتى ينجحَ في عملِهِ. وعندما يلتزمُ بتفيذِ تلك الخطواتِ بإصرارٍ وحزمٍ سوفَ تزدادُ خبرتُهُ بالعملِ، وتزدادُ مهاراتُهُ الأساسيةُ صقلاً ونضوجًا، كما أن معارفَهُ وثقافتُه سوف تزدادُ اتساعًا وعمقًا، وتكتسبُ شخصيتُهُ مزيدًا من الصلابةِ والقوّةِ والحنكةِ والكياسةِ. ولا يقفُ الأمرُ عند حدِّ الإعدادِ الثقافي، بل يتعينُ على السكرتيرِ أن يتفهمَ الصفاتِ الشخصيةَ التي تحسّنُ صورتَهُ أمامَ الجماهيرِ التي تحتكُّ به سواء من العاملين أو الزائرين بصفةٍ عامةٍ.
9‏/11‏/2009 تم النشر بواسطة qatr (Mahmoud Qatr).
4 من 6
السكرتير ، واجباته وحقوقه

ويتشمل على اربعة ابواب رئيسية وهي :

1- الحاجات الذاتية للسكرتير

2- القدرات الخاصة بالسكرتير

3- احتياجات العمل

4- مجالات السكرتارية



اولا : الحاجات الذاتية للسكرتير


الحاجاتُ الماديةُ


تأتي في قاعدةِ منظومةِ الحاجاتِ الذاتيةِ للسكرتيرِ، وتتمثلُ هذه الحاجاتُ في الجوعِ والعطشِ، فإذا لم يشبعِ السكرتيرُ حاجتَهُ من الطعامِ والشرابِ فكيفَ يمكنُ أن يفكرَ في إتمامِ الطباعةِ على الآلةِ مثلاً أو التعامل مع عملاءِ المؤسسةِ، أيْ أنَّ هناك علاقةً بين إشباعِ حاجاتِهِ الذاتيةِ وحاجاتِ الأعمالِ (أو إتمامِ العملِ بالكيفيةِ المطلوبةِ).


الحاجةُ إلى الشعورِ بالأمانِ


وتأتي في المرتبةِ الثانيةِ، فالشعورُ بالأمانِ مطلبُ كلِّ فردٍ سواء في مجتمعِهِ أو في مجالِ عملِهِ، فالمجتمعُ من خلال أجهزتِهِ الحكوميةِ يقومُ بتوفيرِ الأمانِ للأشخاصِ، كذلك فإن الشركاتِ تعملُ على أن يشعرَ الفردُ بالأمانِ في عملِهِ من خلال نظمِ الإحالةِ إلى المعاشِ أو نظمِ الإجازاتِ أو الحوافزِ المعمولِ بها في المؤسسةِ أو الشركةِ كذلك نظمِ التعيينِ والترقي. أضفْ إلى ذلك أن الفردَ يريدُ في داخلهِ أن يشعرَ بالأمانِ في تعاملهِ مع الأفرادِ الآخرِينَ بالمؤسسةِ.


الحاجاتُ الاجتماعيةُ

تتمثلُ الحاجاتُ الاجتماعيةُ في شعورِنا كأفرادٍ بأنّنا مقبولون من الآخرِين وأن الآخرين ينظرُون إلينا بالقدرِ نفسِهِ الذي ننظرُ لهم به ويشعرُوننا بأهميتِنا، أمّا في مجالِ الأعمالِ فإن الشركات قد أظهرتِ اهتمامَها بهذه الناحيةِ تجاهَ الأفرادِ الذين يعملُون بها من خلال التسهيلاتِ والمزايا التي تمنحُها لهم أو فتراتِ الراحةِ التي تخصصُها خلالَ يومِ العملِ أو الأسلوبِ الذي تتبعه في تنظيمِ العملِ المكتبي؛ مما يساعدُ على خلقِ جوٍّ من الألفةِ والانسجامِ بين أفرادِ المكتبِ.


الحاجةُ إلى الشعورِ بالتقديرِ

وتتمثلُ في التقديرِ الذي يحصلُ عليه الفردُ من الآخرين عندَ التعبيرِ عن آرائِهِ أو عند تقديمِ مقترحاتٍ حولَ موضوعٍ مُعينٍ، أيِ الاهتمام الذي يوليه الأفرادُ بعضهم بعضًا، أما بالنسبةِ للأعمالِ فقد أدركتِ الشركاتُ أهميةَ هذا العنصرِ بالنسبةِ للأفرادِ فنجدُ المكاتبَ تتصدرُها أسماءُ ووظائفُ أصحابِها وكذلكَ أفرادُ غرفٍ خاصّةٍ للمديرينَ ورؤساء الأقسامِ وما شابهَ ذلك من أمورٍ.


الحاجةُ إلى تحقيقِ الذاتِ

وتأتي في المستوى الأعلى من الحاجاتِ؛ حيثُ تتمثلُ في كفاحِ الأفرادِ من أجلِ الوصولِ إلى أرقى المستوياتِ المهنيةِ من خلال مهاراتِهِم وتوسيعِ مداركِهِم والعملِ على مواكبةِ التكنولوجيا الحديثةِ. وهذا العنصرُ يختلفُ من فردٍ لآخرَ حسبَ الإمكاناتِ والاستعدادِ الشخصِيّ.

ثانيا - القدراتُ الخاصّةُ بالسكرتيرِ :


القدراتُ الخاصّةُ بالسكرتيرِ

السكرتيرُ الناجحُ هو الذي يستطيعُ أن يعملَ في أيِّ مكانٍ سواء كان هذا المكانُ شركةً كبيرةً أو شركةً صغيرةً أو حتى مكتبًا خاصًّا، وأيًّا كان شكلُ المكتبِ أو الشركةِ التي يعملُ بها السكرتيرُ؛ فإن هناك قدراتٍ خاصةً يجبُ أن يتقنَها السكرتيرُ حتى يستطيعَ القيامَ بواجباتِهِ على أكملِ وجهٍ.


القدرةُ على استخدامِ اللغةِ الإنجليزيةِ


كلُّنا يعلمُ مدَى أهميةِ اللغةِ الإنجليزيةِ في الوقتِ الحاضرِ في التعاملِ مع الآخرين وخاصةً مع الأجانبِ، كما أن كثيرًا من أعمالِ ومراسلاتِ الشركاتِ تتمُّ باللغةِ الإنجليزيةِ؛ لذلك فإنَّ تعلُّمَ وإدراكَ اللغةِ الإنجليزيةِ له أهميةٌ كبيرةٌ في نجاحِ السكرتيرِ في تأديةِ واجباتِهِ.


القدرةُ على التحدّثِ بلباقةٍ وكذلك الكتابةِ العربيةِ الصحيحةِ


إذا كان السكرتيرُ لا يعرفُ كيفَ يكتبُ لغةً عربيةً صحيحةً؛ فإن كثيرًا من عملِهِ - خاصةً إذا ما أملى عليه المديرُ رسالةً ما لإعادةِ كتابتِها - سيكونُ غيرَ مكتملٍ؛ وبالتالي يظهرُ وكأنَّهُ عاجزٌ عن استدراكِ متطلباتِ عملِهِ، وكما أن إتقانَهُ لأسلوبِ التحدُّثِ اللبقِ يسهلُ من مهمتِهِ في أدائِهِ لعملِهِ فهو واجهةُ المؤسسةِ، وعملاءُ المؤسسةِ يتعاملون مع السكرتيرِ في أيِّ مكتبٍ في معظمِ الأحوالِ، فيجبُ على السكرتيرِ أن يحسنَ التحدثَ واختيارَ الكلماتِ حتى يتمكنَ من إنجازِ عملِهِ بالكيفيةِ التي يرضاهَا لنفسِهِ وترضي رؤساءَهُ.


القدرةُ على القيامِ بالعملياتِ الحسابيةِ


ويقصدُ بالعملياتِ الحسابيةِ الجمعُ والطرحُ والقسمةُ والضربُ واستخدامُ النسبِ المئويةِ وحسابُ النسبِ إلى آخرِ العملياتِ الحسابيةِ التي يجبُ أن يعلمَها كلُّ فردٍ ويستخدمَها في حياتِهِ اليوميةِ، فإذا لم يكنِ السكرتيرُ قادرًا على القيامِ بهذهِ العملياتِ التي غالبًا ما يحتاجُ إليها في أعمالِهِ المكتبيةِ فإنه لن يستطيعَ القيامَ بواجباتِهِ كاملةً.


القدرةُ على معالجةِ الأمورِ بدقةٍ وبسرعةٍ


الدقةُ عنصرٌ هامٌّ من عناصرِ النجاحِ، والشخصُ الدقيقُ ناجحٌ، وتتزامنُ الدقةُ والسرعةُ فتعطي انطباعًا عن شخصٍ مميزٍ؛ فهو دقيقٌ لا يُغفلُ حتى أصغر الأشياءِ ويهتمُّ بكلِّ شيءٍ في الوقتِ نفسِهِ يُنهي ويؤدِّي عملَهُ بسرعةٍ؛ فيوفّرُ جهدَهُ ووقتَهُ ويضعُ نفسَهُ في الصفِّ الأولِ من المتميزينَ، وكذلك الحال بالنسبةِ للسكرتيرِ: الدقة والسرعة أدوات نجاحه في أدائهِ لعملهِ.


القدرةُ على اتخاذِ القراراتِ ومعالجةِ المواقفِ الطارئةِ

ما هو شعورُ المديرِ عندمَا يعلمُ أن سكرتيرَهُ قدِ استطاعَ إنجازَ مهمةٍ ما أثناءَ غيابِهِ باتخاذِهِ للقرارِ المناسبِ؟ بالطبعِ سيكونُ سعيدًا وسيسمحُ له بأن يشاركَ بنصيبٍ أكبر في المراتِ التاليةِ في المواقفِ المشابهةِ، أيْ أنَّ الأمرَ انطوى على تقديرٍ لنجاحِ السكرتيرِ في اتخاذِ قرارٍ سليمٍ ومناسبٍ، فهل هذا يمثلُ جزءًا من نجاحِ السكرتيرِ في عملِهِ؟ كذلك قدرة السكرتيرِ على معالجةِ المواقفِ الصعبةِ أو الطارئةِ وهذا أمرٌ يحتاجُ إلى قدراتٍ خاصّةٍ، وبعد نظرٍ ومستوى عالٍ من الدبلوماسيةِ حتى ينجحَ السكرتيرُ في معالجةِ مثلِ هذه المواقفِ.

ثالثا - احتياجاتُ العملِ :



متطلباتُ الأعمالِ

إنَّ وظيفةَ السكرتيرِ تختلفُ في طبيعتِها عنِ الوظائفِ التي يشغلُها موظفون عاديون بالمؤسسةِ من حيثُ إنها وظيفةٌ غيرُ نمطيةٍ، مهاريةٌ لا يمكنُ أن يؤديها الفردُ العادي، فهي تحتاجُ إلى العنصرِ البشريِّ الماهرِ والذكي والمدربِ المحبِّ لمجالِ العملِ في السكرتاريةِ المتفهمِ للدورِ الحقيقي الذي يقومُ به من أجلِ تسييرِ ونجاحِ أعمالِ المؤسسةِ. وكما أنَّ للسكرتيرِ كيانهُ الخاصّ واحتياجاته الذي يعملُ على إشباعِها، فإن للمؤسسةِ التي يعملُ بها كذلك احتياجاتٌ تريدُ تحقيقهَا، وتتمثلُ هذه الاحتياجاتُ في:
1- إنتاجِ منتجٍ معينٍ أو تقديمِ خدمةٍ.
2- الحصولِ على ربحٍ منَ المنتجِ أو الخدمةِ.
3- النموِّ والتوسعِ والازدهارِ.


التوفيقُ بينَ المتطلباتِ


إنَّ الأفرادَ الذين يعملُونَ في المؤسسةِ يجبُ أن يدركُوا احتياجاتِ المؤسسةِ وكيفية تحقيقِها حتى يتسنى للمؤسسةِ أن تكافئَ هؤلاءِ الأفراد بالطريقةِ التي تتبعُها حتى يمكنَ للأفرادِ أن يشبعوا احتياجاتهم، أيْ في جميعِ الأحوالِ التوفيق بينَ احتياجاتِ المؤسساتِ والاحتياجاتِ الذاتيةِ للأفرادِ العاملينَ بها. أما إذا لم تستطعِ المؤسساتُ إرضاءَ موظفيها عن طريقِ إعطاءِ مرتبٍ مناسبٍ أو بدلاتٍ أو تسهيلاتٍ أخرى أو توفيرِ ظروفِ عملٍ مناسبةٍ، فلن يستطيعَ الأفرادُ من جانبِهِم إشباعَ حاجاتِهم؛ وبالتالي لن يستطيعوا أن يبذلُوا من أنفسِهم في عملِهم، ولن تحصلَ المؤسسةُ على المجهودِ المتوقعِ منهم، وهنا يحدثُ الاختلافُ بين احتياجاتِ المؤسسةِ واحتياجاتِ الأفرادِ.


خصائصُ السكرتاريةِ والدورُ الفعّالُ فِي أداءِ الأعمالِ

حتى زمنٍ قريبٍ كانَ المجتمعُ ينظرُ إلى وظيفةِ السكرتاريةِ نظرةً خاطئةً، لكن في دنيا الأعمالِ اليومِ ومع التطورِ المتزايدِ والحاجةِ إلى الاعتمادِ على أفرادٍ أكفاء لإنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ، تطورتِ النظرةُ إلى وظيفةِ السكرتاريةِ وتبدلتِ بحيثُ أصبحَ لا غنى عنِ السكرتيرِ في أيِّ مكتب اليوم، وكذلكَ لإيمانِ المؤسساتِ والمديرين بالدورِ الفعّالِ والحيويّ الذي يمكنُ أن يقومَ بهِ السكرتيرُ في إنجازِ الأعمالِ بالمؤسسةِ بالإضافةِ إلى قدرةِ السكرتيرِ نفسِهِ على إقناعِ مَن حوله (من مديرين، ورؤساء، وعناصرَ خارجيةٍ)، بأهميةِ الدورِ الذي يقومُ به بالنسبةِ للمؤسسةِ التي يعملُ بها من خلال الدرايةِ والمعرفةِ والمهاراتِ التي يمتلكها وكذلك حسن الأداءِ والتصرفِ والإقناعِ والشخصية المتميزة.


رابعا - مجالاتُ السكرتاريةِ :



السكرتاريةُ العامّةُ

في جميعِ المؤسساتِ الكبيرةِ والصغيرةِ نجدُ إدارةً للسكرتاريةِ، ويختلفُ حجمُ هذه الإدارةِ بحسب حجمِ المؤسسةِ والنشاطِ الذي تمارسهُ، ولكن عادةً ما توجدُ هناكَ أنشطةٌ رئيسيةٌ تقومُ بها السكرتاريةُ والأفرادُ العاملُون بها كعملياتِ الحفظِ وعملياتِ معالجةِ البريدِ وإدارةِ الاجتماعاتِ الخاصةِ بالإدارةِ، والتنسيقِ المكتبي، كذلك قد توجدُ وحدةُ استعلاماتِ وإعدادِ التقاريرِ والمراسلاتِ وغيرها منَ الأعمالِ.



السكرتاريةُ الخاصّةُ

وهي أفرادٌ يقومُونَ بجميعِ وظائفِ وأعمالِ السكرتاريةِ بالنسبةِ لمديرٍ أو مسئولٍ في إدارةٍ من إداراتِ المؤسسةِ، أيْ أنّها لا تحتلفُ في وظائفِها كثيرًا عنِ السكرتاريةِ العامّةِ، ولكن مع مزيدٍ منَ التركيزِ على العملِ مع واحدٍ أو أكثر من المديرين أو المسئولين في إحدى الإداراتِ.


السكرتاريةُ الشخصيَّةُ

هذا النوعُ من العملِ يقومُ به سكرتيرٌ لديه القدرة على العملِ عن قربٍ مع أحدِ رجالِ الأعمالِ أو أحدِ الأشخاصِ ذي الثقلِ المهنيِّ، حيثُ يقومُ بمساعدتِهِم في تسييرِ أمورِهم وتصريفِ شئونِهِم الشخصيةِ وأمورِ العملِ على حدٍّ سواء، ويتطلبُ هذا العملُ من السكرتيرِ أن يتوافقَ جدولُهُ مع جدولِ الشخصِ الذي يعملُ معه كما أنه قد يتطلبُ منه العمل في أوقاتٍ مختلفةٍ ليست لها صفة الانتظامِ، وكذلك قد يطلبُ منه بمفردِهِ في مهامٍّ خاصةٍ لإنجازِ العملِ.


السكرتاريةُ المتخصصةُ

هذا النوعُ من أنواعِ السكرتاريةِ يتطلبُ خبرةً كبيرةً في مجالِ العملِ الذي يقومُ به السكرتيرُ فتتخصصُ فيه وتتقنهُ بدرجةٍ كبيرةٍ، ولنعطي مثالاً على ذلك: السكرتاريةُ الطبيةُ: يجبُ على السكرتيرِ الذي يقومُ بهذا العملِ أن يلمَّ بأقسامِ المستشفَى أو العيادةِ وأن يكونَ على درايةٍ بالمصطلحاتِ الطبيةِ البسيطةِ، كذلك أن يعرفَ جيدًا كيفيةَ استخدامِ النماذجِ الطبيةِ المتوافرةِ لدى المستشفى، وهو لا يتسنى له ذلك إلا من خلال العملِ لفترةٍ طويلةٍ بالمستشفى وفي الأقسامِ المختلفةِ فيكتسبَ الخبرةَ اللازمةَ بالإضافةِ إلى ضرورةِ حصولِه على قدرٍ من التعليمِ أو التدريبِ في المجالِ نفسِهِ يساعدهُ على إنجازِ العملِ والتخصصِ فيه بصورةٍ كبيرةٍ. وما ينطبقُ من القولِ على السكرتاريةِ الطبيةِ ينطبقُ على باقي أنواعِ السكرتاريةِ المتخصصةِ.

(السكرتير التنفيذي في إجابة مستقلة)
المصدر
http://www.arabiceagle.com/vb/showthread.php?t=8298&page=2‏
9‏/11‏/2009 تم النشر بواسطة qatr (Mahmoud Qatr).
5 من 6
دور السكرتير التنفيذي :

ويتكون الفصل الثالث من اربعة ابواب رئيسية هي :

1- دور السكرتير في معاونة رئيسه


2- الاتصال بالزائرين

3- مقابلات الرئيس او المدير

4-لقاءات مفاجئة للرئيس او المدير


اولا - دور السكرتير في معاونة رئيسه :


تخطيطُ العملِ


قبلَ أن يبدأَ السكرتيرُ عملَهُ اليومي، لا بد من وضعِ الخطوطِ الرئيسيةِ للأعمالِ التي سيقومُ حتى تدبيرَهُ للأمورِ حكيمًا؛ فيقومُ بتجهيزِ بنودِ كشفِ الارتباطاتِ اليومي الخاصِّ برئيسِهِ، ويعدّ المستنداتِ اللازمةَ لكلِّ بندٍ من بنودِ ذلك الكشفِ، حتى إذا ما طلبها الرئيسُ أو المديرُ تكونُ جاهزةً دونَ إضاعةٍ للوقتِ.


المفكرةُ أو جدولُ الأعمالِ


عبارةٌ عن برنامجٍ لتفاصيلِ الموضوعاتِ التي ستطرحُ للمناقشةِ في اجتماعٍ قادمٍ، وذلك حسبَ الترتيبِ الذي توضعُ به مفرداتُ هذه الموضوعات. وترسلُ المفكرةُ - مع خطابٍ مرفقٍ - إلى كُلِّ أعضاءِ اللجنةِ التي ستجتمعُ لإبلاغِهم بمفرداتِها وفي وقتٍ مناسبٍ، فيصبحُ في مقدورِهِم أن يفحصُوها بعنايةٍ قبلَ الاجتماعِ بوقتٍ كافٍ، والمدةُ التي يتمُّ فيها إبلاغُ الأعضاءِ ببنودِ جدولِ الأعمالِ تحددُها كلُّ منشأةٍ حسبَ ظروفِها، وهي تتراوحُ ما بين سبعةِ أيامٍ إلى أربعةَ عشرَ يومًا في المعتادِ.


مسئوليةُ إعدادِ المفكرةِ
تنحصرُ مسئوليةُ إعدادِ المفكرةِ بيْنَ:

1- السكرتيرِ عنِ الأمورِ الروتينيَّةِ.
2- الرئيسِ أو المديرِ بالنسبةِ للأمورِ التي تتطلبُ اهتمامًا خاصًّا. وفيما يختصُّ بجدولِ الأعمالِ الخاصِّ بالرئيسِ فيجبُ أن يوضعَ فِي مجلدٍ، وذلكَ للأسبابِ الآتيةِ:
1- احتفاظُ الرئيسِ أو المديرِ بصورةٍ من جدولِ أعمالِهِ في دفترٍ أو مجلدٍ يجعلُ من السهلِ معرفةُ أيةِ تفصيلاتٍ بخصوصِ أيِّ بندٍ من بنودِ جدولِ الأعمالِ.
2- إنَّ ملاحظاتِ الرئيسِ أو المديرِ في مفكرتِهِ تجعلُ منَ السهلِ حسم الأمورِ التي يُثارُ فيها أيُّ خلافٍ.


إعدادُ كشفِ الارتباطِ اليومِيّ


يقومُ السكرتيرُ بتدوينِ الارتباطاتِ التي سيلتزمُ بها رئيسُهُ في المفكرةِ الخاصّةِ به كما يقومُ بتدوينِها في مفكرتِهِ هو؛ وذلكَ لأنَّهُ لن يكونَ متيقنًا من تدوينِ كُلّ ارتباطٍ أو ميعادٍ سبقَ ترتيبُهُ، كما ينبغي تدوينُ العملِ المفروض إنجازُهُ في مناسباتٍ مقبلةٍ. ويجبُ على السكرتيرِ أن يراعي عند التدوينِ في هاتين المفكرتيْن ما يلي:
1- تثبيتُ المواعيدِ المؤقتةِ أولاً بالقلمِ الرّصاصِ ثم تحبرُ، وإذا ما كانتِ المواعيدُ مؤكدةً فتثبت منذُ اللحظةِ الأولَى بالحبرِ.
2- يُبيّنُ المعيادُ واسمُ صاحبِ الاتصالِ والمكانُ وأيةُ معلوماتٍ أخرى مختصرة وسهلة الاستيعابِ في الوقتِ نفسِهِ.
3- تثبيتُ الموضوعاتِ الروتينيةِ التي يفضلُ رئيسُهُ معالجتَهَا في أوقاتٍ معينةٍ منَ اليومِ.
4- يجبُ أن يكونَ هناك وقتٌ كافٍ بين المواعيدِ مع الأخذِ في الاعتبارِ أنها قد تمتدُّ.



تثبيتُ المواعيدِ فِي الترتيبِ الصحيحِ


بالنسبةِ للارتباطاتِ الاجتماعيةِ فيدوّنُ ميعادُ الحفلِ - منَ السابعةِ والنصفِ إلى الثامنةِ - بالإضافةِ إلى أيةِ معلوماتٍ أخرى بالنسبةِ للملابس. وعندَ ترتيبِ المواعيدِ الاجتماعيةِ سواء بالليلِ أو النهارِ، والتي تشملُ زوجةَ الرئيسِ، يجبُ التأكدُ من أنَّ كلَّ ميعادٍ مناسبٍ لها قبلَ الموافقةِ بالنيابةِ عنها. وكذلك تثبتُ المواعيدُ في الترتيبِ الصحيحِ لحدوثِها كلّ يومٍ. وبما أنَّ الكثيرَ منَ المواعيدِ يتمُّ تحديدُها تليفونيًّا فعلى السكرتيرِ تعزيزها برسالةٍ يحتفظُ بصورةٍ منها. ويقومُ بمراجعةٍ دقيقةٍ لكلِّ بندٍ ليتأكدَ من أنَّ كلَّ النقاطِ قد عولجتْ وأنَّ كلَّ المواعيدِ قدِ التزمَ بها.



الإعدادُ للسفرِ فِي الداخلِ والخارجِ


إنَّ أهمَّ ما يؤديهِ السكرتيرُ من خدماتٍ لرئيسِهِ هو الإعدادُ لسفرياتِهِ - لصالحِ العملِ - سواء في داخل الدولةِ أو خارجهَا وتتلخصُ خطواتُ الإعدادِ للسفرِ فيما يلي:
1- الاستعلامُ من رئيسِهِ عن وسيلةِ السفرِ التي يفضلُها، هل بالقطارِ أو بالطائرةِ أو بالباخرةِ أو بالسيارةِ الخاصّةِ، وكذلك عن وسيلةِ الراحةِ التي يرغبُ في التمتعِ بها خلالَ الرحلةِ من تكييفِ هواءٍ، وطعامٍ، ونومٍ.
2- الاستفسارُ عنِ الموعدِ الذي يرغبُ رئيسُهُ السفر فيه صباحًا أو ظهرًا أو مساءً، وكذلك موعد العودةِ.



حجزُ الفندقِ


الاتصالُ بالفندقِ الذي يفضلهُ الرئيسُ في الجهةِ المسافرِ إليها لحجزِ مكانِ المبيتِ إذا كان السفرُ يستدعي المبيتَ، وإذا لم يكنْ للرئيسِ فندقٌ معينٌ فيمكنُ بالرجوعِ إلى دليلِ السياحةِ والذي توجدُ به أسماءُ الفنادقِ ومنه يمكنُ المفاضلةُ بين الفنادقِ المختلفةِ واختيارُ أنسبِها. وإذا تَمّ حجزُ غرفةٍ في فندقٍ ما، يجبُ على السكرتيرِ أن يبلغَ الفندقَ عنِ اسمِ الرئيسِ ووظيفتِهِ وموعدِ وصولِهِ والوقتِ المحتملِ لرحليهِ ونوعِ الخدمةِ المطلوبةِ كما يحاولُ السكرتيرُ الحصولَ على موافقةِ الفندقِ كتابةً ويرفقُ بالأوراقِ التي يأخذُها الرئيسُ منهُ.



تنظيمُ برنامجِ السفرِ


جمعُ وإعدادُ المعلوماتِ والبياناتِ والأوراقِ والمستنداتِ الخاصةِ بالعملِ والتي قد يحتاجُ إليها في المهمةِ المسافر من أجلِها وعلى السكرتيرِ أن يضعَ هذه الأوراقَ والمستنداتِ في ملفٍّ خاصٍّ، كما يقدّمُ للرئيسِ قائمةً بأسماءِ الأشخاصِ أو الهيئاتِ التي سيقومُ بالاتصالِ بها من خلال الرحلةِ، وعمّا إذا كانَ قد تقابلَ مع أيٍّ من هؤلاءِ الأشخاص سابقًا وظروف مقابلة كل منهم، ويمكنُ للسكرتيرِ أن يرجعَ في ذلك إلى أجندةِ مكتبِهِ.



إعدادُ الأدواتِ المكتبيةِ


وعلى السكرتيرِ أن يعدَّ بجانبِ ما تقدّمَ جميعَ الأدواتِ الكتابيةِ وغيرَهَا كالأقلامِ وأوراقِ الكتابةِ ومظاريفَ في أحجامٍ مختلفةٍ ودفترِ طوابعَ وكلبساتٍ ودبابيسَ ومسطرةٍ وممحاةٍ ودليلِ الطيرانِ أو السككِ الحديديةِ وغير ذلك. ويجبُ إعدادُ بيانٍ بخطِّ سيرِ الرحلةِ، ويتضمنُ هذا البيانُ ابتداءً من ساعةِ السفرِ، والطريقِ الذي سيسلكهُ في ساعةِ الوصولِ، والفنادقِ التي سينزلِ بها خلالَ الرحلةِ وذلك حتى وقتِ العودةِ. وكذلك جدول الزيارات والمواعيد المرتبط بها الرئيسُ أو المديرُ مبينًا فيه أسماءُ أماكنِ الزيارةِ وتاريخُ ووقتُ الزيارةِ ببطاقةِ المواعيدِ.


السفرُ إلى الخارجِ


في حالةِ السفرِ إلى الخارجِ، يضافُ إلى ما تقدّمَ الخطواتُ التاليةُ:

1- شراءُ تذاكرِ السفرِ المطلوبةِ (جوًّا أو بحرًّا).
2- إعدادُ الترتيباتِ الماليةِ للرحلةِ، وهذه تختلفُ باختلافِ الرحلةِ والمدةِ التي سيقضيها الرئيسُ أو المديرُ فيها وإذا كانَ المديرُ مسافرًا للخارجِ فيمكنه الحصول على النقودِ اللازمةِ بإحدى الطرقِ الآتيةِ:
1- شيكاتُ أرصدةٍ دائنةٍ: وهي على شكلِ بطاقاتٍ تمثلُ أرصدةً لدى الفنادقِ التي ينزلُ بها.
2- شيكاتٌ سياحيةٌ: وهي كثيرةُ الاستعمالِ في السفرِ للخارجِ، وعبارةٌ عن مبالغَ دائريةٍ، وتصدرها البنوكُ الكبرى والفنادقُ التي يسمحُ لها بتبادلِ النقدِ.
3- خطاباتُ الاعتمادِ: وتصدرُها البنوكُ وتوجهُها إلى مُراسليها أو فروعِها بالخارجِ؛ ليضعوا تحتَ تصرفِ حاملِ الخطابِ مبلغًا منَ المالِ. ويجبُ أيضًا إعدادُ الأمتعةِ في الحدودِ المصرحِ بها دونَ أجرٍ، وكذلك القيود والأحجام الخاصة بالأمتعةِ بها، ويمكنُ الحصولُ على هذه المعلوماتِ من جدولِ المواعيدِ الذي تصدرَهُ شركةُ الطيرانِ والملاحةُ البحريةُ.


المصدر
http://www.arabiceagle.com/vb/showthread.php?t=8298&page=2‏
9‏/11‏/2009 تم النشر بواسطة qatr (Mahmoud Qatr).
6 من 6
قد تكون الوظيفتين متقاربتين في بعض المهام والواجبات عدا أن الفرق بينهما أن مهام وواجبات السكرتير التنفيذي تكون اكثر من مهام السكرتير العادي وحسب نوع المنشأة .

مهام السكرتير ومتطلباته


الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير

1 التخصص
اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية.
2 الثقافة
أ الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.
ب الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.
3 اللغة
القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.
الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير
1 التنظيم
الإلمام بالنظم الإدارية.
2 العلاقات
القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.
3 اللوائح والتعليمات
الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها.
أعمال السكرتير
الاستقبال، التنظيم، الحفظ، التنسيق، السفر، تدوين الملاحظات، استلام وتسليم البريد، الرد على المكالمات الهاتفية.
الاتصالات الهاتفية
أهمية الاتصالات الهاتفية:
1 السرعة في نقل المعلومات 2 السرعة في انجاز الاعمال 3 اعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره.
قواعد الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي
1 مكان الجهاز على الناحية اليسرى من المكتب، 2 سماعة الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز 3 الاحتفاظ باحدث الادلة والنماذج الهاتفية، 4 المعرفة بكيفية اجراء المكالمات الداخلية والدولية 5 المعرفة بكيفية تدوين الرسالة الهاتفية، 6 عدم تشجيع الاصدقاء على الاتصال اثناء العمل ، 7 معرفة اماكن تواجد الرئيس.
آداب استخدام الهاتف عند طلب الاتصال بالغير
1 التأكد من صحة الرقم المطلوب 2 الايجاز في الحديث ، 3 إنهاء المكالمة بطريقة طبيعية 4 تعزيز الاتصال الهاتفي برسالة.
آداب استخدام الهاتف أثناء الحديث
1 التحدث بصورة مهذبة، 2 التحدث في السماعة بهدوء ، 3 الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه ، 4 عدم الغضب أثناء الحديث ، 5 الإصغاء إلى المتكلم جداً ، 6 عدم تناول الطعام والشراب اثناء الحديث ، 7 الاعتذار عند اي تأخير ،8 إعادة السماعة بهدوء إلى مكانها الصحيح.
ملاحظة:
هناك قواعد اخرى خاصة عند الانشغال بمكالمتين في وقت واحد ومن الذي ينهي المكالمة أولاً المتصل ام المستقبل وكيفية معالجة المكالمة الطويلة,,, الخ.
دور السكرتير في إعداد الرحلة للرئيس
1 الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة، 2 الاستفسار عن موعد السفروالعودة وإجراء الحجز، 3 الاتصال بالفندق لحجز مكان المبيت، 4 إعداد جدول خط سير الرحلة، 5 اعداد المعلومات والبيانات اللازمة للرئيس، 6 الاتصال بالاشخاص والفئات الذين سيتعامل معهم الرئيس، 7 إعداد الترتيبات المالية اللازمة، 8 تأجيل/ إلغاء أي مواعيد مجدولة نظراً للسفر، 9 إعداد ملف كامل للرحلة.
أعمال السكرتير أثناء غياب الرئيس
1 التصرف في المسائل الروتينية، 2 إعداد قائمة باسماء الزوار والمراجعين، 3 اعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة اثناء غياب الرئيس، 4الاتصال بالرئيس من وقت لآخر لإعلامه بالاحداث الهامة، 5 إعداد ملفين لاطلاع الرئيس عليهما فور عودته من السفر.
ا ملف للمواضيع التي تم البت فيها.
ب ملف المواضيع المؤجلة
السكرتير بعد عودة الرئيس
1 عرض الملفين السابقين ، 2 مساعدة الرئيس في اعداد تقرير الرحلة، 3 إعداد رسائل شكر لمن ساهم في انجاح الرحلة.
تنظيم مقابلات الزوار
1 السماح بالمقابلات الضرورية ، 2 المقابلات بمواعيد محددة مسبقاً، 3 عناية السكرتير بمكتبه وتجهيزه لراحة الزوار ، 4 عدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد، 5 استقبال الزائرقبل السماح له بمقابلة الرئيس، 6 مراجعة مفكرة الرئيس يومياً، 7 إعداد سجل للرئيس بمواعيده ومقابلاته، 8 ضرورة إبلاغ الرئيس قبل دخول الزائر ، 9 معرفة اماكن تواجد الرئيس باستمرار لتذكيره بالمواعيد.
المهارات المكتبية للسكرتير
1 فتح البريد، 2 كتابة المراسلات، 3 متابعة المراسلات الصادرة والواردة، 4 التخلص من الأوراق الزائدة، 5 استخدام آلة التصوير.
أولا: فتح البريد:
عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:
1 تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب، 2 افتح البريد فور وصوله ، 3 افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً، 4 تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف، 5 اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة، 6 وزع البريد على من يهمه الأمر.
ثانياً: كتابة المراسلات
يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف:
1 جهز أوراقا لإعداد المراسلات، 2 يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً، 3 يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة، 4 احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة، 5 يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.
ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة
لاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له اسبابه فإذا قلنا: مازلنا بانتظار ردكم فكأننا نقول للعميل أنت مخطىء فقط,, علينا أن نعرف القارىء ان هذه هي رسالتنا الثانية دون إصدار حكم مسبق.
ليس من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.
يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد.
يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.
رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة
خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.
حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.
حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية,.
هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.
أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .
خامساً: استخدام آلة تصوير المستندات
توفير آلة التصوير للمستندات وحسن استخدامها من الأولويات الضرورية التي تعكس مهارات السكرتارية الناجحة.
1 الألمام بمميزات آلة التصوير يساعد على استخدامها الاستخدام الامثل والقصوى في التصوير.
2 الإلمام بكفاءة وقدرة آلة التصوير يمكن الاستيعاب لحجم وامكانية الكيفية القصوى في تصوير المستندات.
3 المعرفة السطحية لعملية صيانة الآلة ضرورية في كسب الوقت وتوفير المال.
تلخيص المقالات
التعريف: هي عملية إظهار المقالات بصورة متميزة بأقل عدد من الكلمات مع عدم الإخلال بالمعنى الحقيقي للمقال.
أهمية تلخيص المقالات:
1 توفير وقت القارىء، 2 تمكين الرئيس من التفرغ لمهامه الأخرى، 3 إكساب الشخص القدرة على فهم المعاني بسرعة.
الهدف من التلخيص: 1 وضع المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة، 2 إعطاء فكرة واضحة عن موضوع المقال، 3 تجنب التكرار في الألفاظ والدقة في العبارات.
طرق التلخيص : تتم عملية تلخيص المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة
1 التلخيص بالاختيار: وهو اخذ ماله أهمية، 2 التلخيص بالتركيز: وهو ترك ما ليس له أهمية.
الطريقة العلمية للتلخيص
1 جمع البيانات.
2 تصنيف البيانات والمعلومات، 3 الربط بين المعلومات، 4 وضع خطوط بالقلم الرصاص تحت الافكار والجمل الرئيسية, 5 حذف كل ما يدل عن الفكرة الرئيسية، 6 إعطاء معنى لهذه المعلومات يدل على مضمونها، 7 تحليل النتائج، 8 توزيع الموضوع الى فصول وابواب ، 9 كتابة الأجزاء المختارة من جديد بربط متناسق في جمل صحيحة، 10 كتابة المرجع هذا المختصر.
المبادئ الأساسية
1 عزز وحافظ على الاحترام.
2 أنصت وتجاوب مع المشاعر.
3 اطلب المساعدة لحل المشاكل


مهام السكــــــــــرتير التنفيــــــــــذي.....


اولا - معالجة البريد :

1- يسلتم البريد اليومي .
2- يفرز البريد اليومي .
3- يعرض البريد على المدير .
4- يوجه البريد حسب الاختصاص.
5- يصور البريد الوارد حسب الاهمية.
6- يوزع البريد على الاقسام المختصة .
7- يحفظ البريد الموجه للحفظ .
8- يسجل البريد الصادر.
9- يحفظ صورة من البريد الصادر.
10- يرسل البريد الصادر.

ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية:

1- يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف.
2- يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.
3- يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال.
4- يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص.
5- يجري الاتصالات المطلوبة للمدير.
6- يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير.

ثالثا - اعداد المراسلات :

1- يحرر المادة المكتوبة.
2- يطبع المادة المحررة.
3- يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة.
4- يصور الاوراق والمستندات المطلوبة.
5- يصمم النماذج المطلوبة للعمل.

رابعا - تنظيم الاجتماعات :

1- يحجز قاعة الاجتماعات.
2- يوجه الدعوة للمشاركين.
3- يجهز قاعة الاجتماع.
4- يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع.
5- يدون الملاحظات في الاجتماع .
6- يعد محضر الاجتماع.
7- يوزع محضر الاجتماع.

خامسا - تنظيم مواعد المدير العام :

1- يسجل بيانات الزوار.
2- يعرض الاجندة على المدير.
3- يجهز البيانات المطلوبة.

سادسا - استقبال زوار المدير العام :

1- يستقبل الزوار.
2- يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة.
3- يقوم باستقبال كبار الضيوف.

سابعا - ترتيب السفريات:

1- يجمع البيانات المتعلقة بالسفر .
2- يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.
3- يجهز ملف السفر.
4- يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.
5- يلغى الزيارة حسب طلب المدير.

ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:

1- يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .
2- يصنف المحفوظات .
3- يرمز المحفوظات.
4- يفهرس المحفوظات .
5- يحفظ المحفوظات .
6- يتلف المواد المحفوظة.
7- يحضر الملفات عند الطلب.

تاسعا - متابعة اعمال الادارة:

1- يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
2- يطلع على ملف المتابعة يوميا.
3- يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
4- يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.

عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:

1- يومن المواد والمستلزمات.
2- يعد بلاغات الصيانة والاعطال .
3- يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.
4- يستلم المواد والمستلزمات للادارة.
5- يحضر المصروفات النثرية للادارة.

حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي:

1- يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج Word
2- يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج power point.
3- ينشى الجداول باستخدام Excel.
4- ينظم المواعيد باستخدام Out Look.
5- ينشى قواعد بيانات الادارة باستخدام Access.
6- يصمم الهيكل التنظيمي للادارة.
7- يتابع ما استجد من برامج الحاسب الآلي.

ثاني عشر - استخدام الاجهزة المكتبية:

1- يستخدم جهاز الفاكس.
2- يستخدم آلة التصوير.
3- يستخدم فرامة الورق.
4- يستخدم الماسح الضوئي.
5- يستخدم جهاز توصيل الصوت.
6- يستخدم اجهزة العرض الرأسية.

ثالث عشر - تجهيز الاجهزة المكتبية :

1- يغير احبار الاجهزة .
2- يغذي الاجهزة المكتبية بالورق.
3- يصلح الاعطال البسيطة.
4- يبرمج الفاكس.

رابع عشر - الاهتمام بتطوير القدرات :

1- يحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات .
2- يطلع على الاصدارات والمواقع المتخصصة.
3- يشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة.
4- يتابع البرامج المتخصصة.
5- يتسعين بذوي الخبرة ويستشيرهم.

خامس عشر - اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة:

1- يستخدم نموذج التقرير المناسب .
2- يعد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة.
3- يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين.
4- يعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل.

سادس عشر - إنشاء الاعمال المتعلقة بشؤون العاملين في الادارة :

1- يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الادارة.
2- ينسق اجازات العاملين.
3- يرفع تقرير بحضور وانصراف العاملين للادارة المختصة.
4- ينسق اجراءات العمل الاضافية للعاملين.
9‏/11‏/2009 تم النشر بواسطة alkhalid2002 (Khalid AL HABABI).
قد يهمك أيضًا
كيف يتعامل السكرتير مع المدير
ماهو الفرق بين الوظيفة الإجتماعية والوظيفة الإنسانية ؟؟
الفرق بين السكن الاقتصادي و الإجتماعي
الفرق بين مساعد مدير شؤون الموظفين ومساعد مدير الموارد البشرية
ما الفرق بين "الاستعمال" وبين "الاستغلال"..؟
تسجيل الدخول
عرض إجابات Google في:: Mobile | كلاسيكي
©2014 Google - سياسة الخصوصية - مساعدة