الرئيسية > السؤال
السؤال
ما هلى الارشفة الالكترونية لحفظ الملفات داخل الحاسب الشخصى؟
الانترنت والحاسب 27‏/10‏/2009 تم النشر بواسطة eibeed.
الإجابات
1 من 1
الأرشفة الإلكترونية

--------------------------------------------------------------------------------
إحدى أهم التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث هي إدارة وحفظ وإسترجاع المعلومات من الكم الهائل من الوثائق والملفات الورقية والتي تتزايد بشكل يومي .
بالإشارة الى بعض الإحصائيات فان الموظف يقضي نصف يومه مشغولا بمختلف أنواع الوثائق ( مراسلات ، نماذج ، مخططات ، الخ ) . إذا تم تخفيض المدة اللازمة لإنشاء هذه الوثائق ، أو مدة البحث عن الوثيقة المطلوبة ، أو توزيع الوثائق للجهات المطلوبة ، فإن ذلك يؤدي الى زيادة إنتاجية المؤسسة بشكل كبير .
----------------------------------------------------
أهداف الأرشفة الإلكترونية

توفير المساحات المكتبية المستهلكة لتخزين الملفات الورقية .
توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الأصول لأي تلف نتيجة لأي عوامل طبيعية أو بشرية مثل الحرائق ، السرقة ، ضياع مستندات ، أو التلف لعوامل جوية أو غيرها.
سهولة إسترجاع الوثائق المطلوبة وذلك بإستخدام طرق مختلفة للبحث، مع إمكانية وضع أكثر من صيغة بحث . مثال تحديد التاريخ مع الجهة الراسلة والمرسل لها
إمكانية البحث في محتوى الوثائق إما عبر التكشيف أو إستخدام تقنيات ال OCR .
سهولة تبادل الوثائق داخل وخارج المؤسسة .
إتاحة الوثائق للاطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت.
زيادة فعالية صلاحيات الإطلاع على الوثائق .
تعشيب الملفات و إزالة الوثائق المتكررة و الغير ضرورية.
---------------------------
الأهداف الإستراتيجية للأرشفة الإلكترونية

- إدارة بلا أوراق .
- تبادل الوثائق الكترونيا بين الدائرة والمتعاملين .
- تطبيق منهجية الحكومة الإلكترونية .
---------------------------
أهداف الأرشفة الإلكترونية

توفير المساحات المكتبية المستهلكة لتخزين الملفات الورقية .
توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الأصول لأي تلف نتيجة لأي عوامل طبيعية أو بشرية مثل الحرائق ، السرقة ، ضياع مستندات ، أو التلف لعوامل جوية أو غيرها.
سهولة إسترجاع الوثائق المطلوبة وذلك بإستخدام طرق مختلفة للبحث، مع إمكانية وضع أكثر من صيغة بحث . مثال تحديد التاريخ مع الجهة الراسلة والمرسل لها
إمكانية البحث في محتوى الوثائق إما عبر التكشيف أو إستخدام تقنيات ال OCR .
سهولة تبادل الوثائق داخل وخارج المؤسسة .
إتاحة الوثائق للاطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت.
زيادة فعالية صلاحيات الإطلاع على الوثائق .
تعشيب الملفات و إزالة الوثائق المتكررة و الغير ضرورية.
---------------------------
لتوثيق والأرشفة الإلكترونية
تجربة بلدية دبي-----------------------
تجربة بلدية دبي في مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية

1- تشكيل وحدة إدارية معنية بالتوثيق والأرشفة الإلكترونية ( شعبة في عام 1991) تم ترفيعها الى قسم في عام (1994 ) .
2- إستدعاء بعض الخبراء لإعداد أدلة وإجراءات العمل مثل :
- إعداد نظام التصنيف الموحد طبعة أولى 1990 و طبعة ثانية 1994 وثالثة 2001 ( الكترونية ) ، وهو عبارة عن نظام تصنيف لوثائق ومراسلات البلدية
- إعداد مكنز الأرشيف ، حيث يحتوى مصطلحات موحدة لإستخدامها في تسهيل الوصول الى الوثائق ( كلمات مفتاحية ( Thesaurus
3- إعتماد منهجية إدارة بلا أوراق وذلك بتوزيع التشريعات ، الفاكسات ، المراسلات التي ليست لها مرجعية مالية أو قانونية ، المعلومات الفنية عبر شبكة البريد الإلكتروني الداخلية .
------------------------------
تجربة بلدية دبي في مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية
-----------
4- بناء قواعد بيانات الكترونية ( Data****s ) أمثلة :
- قاعدة الصادر والوارد ( عدد التسجيلات 100000 مراسلة )
- قاعدة التشريعات ( عدد التسجيلات 10000 تشريع داخلي )
- تنفيذ مشروع لأرشفة ملفات الأراضي ( 50000 ملف )
- تنفيذ مشروع لأرشفة ملفات شؤون الموظفين (7000 ملف )
- تنفيذ مشروع لأرشقة ملفات الإسكان الحكومي ( 5000 ملف )
- تنفيذ مشروع لأرشفة القضايا الإيجارية ( 10000 ملف )
- تنفيذ مشروع لأرشفة محاضر اللجنة الفنية و محاضر لجان المجلس البلدي.
5- وضع خطط حفظ وإتلاف لجميع ملفات ووثائق إدارات البلدية المختلفة ، والسعي لتوحيد هذه الخطط في خطة موحدة .
6- جمع تقارير الإدارات الدورية ، أدلة الإجراءات ، أوراق العمل وتصويرها ضوئيا وإتاحتها الكترونيا للإدارات .
------------------------------
تجربة بلدية دبي في مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية
مشاريع جارية
---------
1. تحويل الأرشيف المركزي الى أرشيف الكتروني وذلك من خلال خطط مرحلية لتنفيذ المشروعات التالية ( بالتنسيق مع إدارة تقنية المعلومات ) .
- مخططات المباني (30000 مخطط مبنى – أكثر من مليون ونصف صفحة).
- عقود المشاريع المختلفة ( حوالي 2600 ملف / عقد ) .
- ملفات الأرشيف المركزي ( حوالي 125000 ملف ) .
2. تنفيذ مشروع لإستخدام نظام شامل لإدارة الوثائق مما سينتج عنه تبادل الوثائق الكترونيا داخل الدائرة ومع بعض الجهات الخارجية ويشمل التوقيع الإلكتروني وحفظ مراسلات البريد الإلكتروني والإحتفاظ بأكثر من نسخة من الوثيقة والمسار التدفقي لبعض النماذج.
( يالتنسيق مع إدارة تقنية المعلومات )
--------------------------------
تحويل أرشيف ورقي إلى أرشيف الكتروني
-------------------
المراحل العامة لتنفيذ مشروع تحويل أرشيف ورقي الى أرشيف الكتروني

المرحلة التخطيطية وتشمل :
1. مرحلة المسح والدراسة .
2. مرحلة التحليل .
3. بناء وإعتماد خطط الحفظ والإتلاف وتشمل التعشيب والحفظ الورقي الدائم والتصوير الضوئي.
4. إختيار البرمجيات والأجهزة الملائمة.

------------------------------
لمرحلة التخطيطية--------
4. مرحلة إختيار البرمجيات والأجهزة
- التجهيز الآلي .
- إختيار البرمجيات وقواعد البيانات اللازمة.
- وضع الحقول المناسبة .
- إختيار أدوات البحث .
- إعداد التقارير المطلوبة .
---------------------------------
المراحل العامة لتنفيذ مشروع تحويل أرشيف ورقي الى أرشيف الكتروني

المرحلة التنفيذية وتشمل :
1. مرحلة تحضير الوثائق والملفات .
2. مرحلة التصوير الضوئي .
3. مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة .
4. مرحلة الفهرسة .
5. مرحلة إعادة الملفات .
---------------------------------
الخطوات أو المراحل التنفيذيــــة
1. مرحلة تحضير الوثائق والملفات ( تعشيب الملف ) .
- إستبعاد الأوراق المكررة والتي لن يتم أرشفتها .
- تصوير بعض الوثائق القديمة يدويا حتى نستطيع تصويرها ضوئيا .
- إزالة الدبابيس الموجودة على الوثائق .
- فصل الأوراق الى مجموعات حسب الحجم أو التي تحتوي على ألوان أو التي تحوي بيانات على الوجهين ، الخ
- وضع علامات مميزة على الوثائق لتسهيل عملية تجميعها كما كانت قبل التصوير الضوئي .
---------------------------------------
الخطوات أو المراحل التنفيذيــــة
2. مرحلة التصوير الضوئي
تتم عملية التصوير الضوئي للوثائق التي تم تحضيرها سابقا بواسطة أجهزة المسح الضوئي المناسبة لحجم الوثيقة و وضوحها، و عملية التصوير الضوئي هي الخطوة الأولى لتحويل الملفات الورقية إلى ملفات إلكترونية يتم تخزينها علي أجهزة الحاسب الآلي.
كما لابد من التركيز على الأجهزة المطلوبة للتخزين، نوع الملف الإلكتروني ،
إستخدام خاصية ضغط الملفات ، صلاحيات الإطلاع والتغيير ، الخ .

3. مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة
هي مرحلة تتم بالتوازي مع عملية التصوير الضوئي حيث يقوم الموظف الذي يصور الملفات ضوئيا أو أي موظف آخر تكون مهمته مراقبة الجودة بالتدقيق علي الملفات المصورة ضوئيا و مقارنتها بالأصل للتأكد من وضوحها و جودتها و عدم ضياع أي معلومة قد تحتويها الوثيقة .
----------------------------------------
الخطوات أو المراحل التنفيذيــــة
4. مرحلة الفهرســة
هي مرحلة إدخال البيانات و الفهارس المتعلقة بالملفات و الأوراق التي يتم تصويرها، و يمكن أن تتم هذه العملية أتوماتيكيا عن طريق استخدام Bar Codes بواسطة بعض البرمجيات التي تتعرف علي Bar Codes أثناء عملية التصوير الضوئي و من ثم تقوم بربط الملفات مباشرة مع البيانات الخاصة بها التي يتم إدخالها بقاعدة البيانات المستخدمة.

5. مرحلة إعادة الملفات
في هذه المرحلة يتم إعادة الملفات إلى حالتها الأصلية حيث يتم ترتيب الأوراق داخل الملف كما كانت سابقا و إعادة تدبيس الأوراق التي تم فكها.
-----------------------------------------
خطوات تقليل الأوراق في بيئة العمل اليومية

يجب القيام بعمل مشاريع تقلل من حجم الأوراق المستخدمة بالدائرة وذلك عبر تفعيل الشبكة الداخلية والبريد الإلكتروني . فعلى سبيل المثال :
- يجب وضع آليات لتبادل المراسلات داخل المؤسسة الكترونيا .
- يجب توزيع التشريعات الكترونيا .
- إستلام المخططات النهائية من المقاولين والإستشاريين الكترونيا .
هذه المشاريع سوف تقوم بتقليل حجم وكمية الأوراق التي سوف تصب في النهاية في أراشيف الدائرة .

-------------------------------------------
عرض بعض التجارب الفعلية للأرشفة الإلكترونية

قاعدة تشريعات البلدية
أكثر من 220 مستخدم .
تحتوي على أكثر من 10000 تشريع .

قاعدة الصادر الوارد
تحتوي على أكثر من 120000 وثيقة .
-------------------------------------------
27‏/10‏/2009 تم النشر بواسطة g00g00SH (g00g00sH ــــــــــــ).
قد يهمك أيضًا
ما هي فوائد الارشفة الالكترونية
موقعي لايظهر في صفحات قوقل
سرعة الارشفة في جوجل؟
عندي منتدى كيف أخلي زوار فيه باالاف و الارشفة كذلك ناقصة عندي
لماذا جوجل نزل ارشفة المواقع
تسجيل الدخول
عرض إجابات Google في:: Mobile | كلاسيكي
©2014 Google - سياسة الخصوصية - مساعدة